Anvisning og ledelsestilsyn

Retningslinjerne fastsætter krav til anvisning og attestation af bilag i workflow, herunder bilagskontrol, budgetopfølgning og kontrol af lønudgifter. De gælder også for udgifter/indtægter via andre systemer, hvor kontrolhandlinger fastsættes af systemejeren.

Anvisningsbemyndigede: Ledere med ansvar for budgetområder.
Attestationsbemyndigede: Udpeges af lederen og må attestere og bogføre bilag.

Attestation

Attestation sker via medarbejdergodkendelse eller automatisk godkendelse. Ét godkendelsestrin er tilstrækkeligt.

Medarbejdergodkendelse

• Levering og overensstemmelse med aftale
• Korrekt kontering
• Overholdelse af interne regler, eventuelt interne kompetenceregler eller tilsvarende.

Ved manglende indsigt indhentes bekræftelse skriftligt. Bekræftelse kan undlades ved udgifter under 1.000 kr. ekskl. moms fra almindelige og af kommunen kendte leverandører.

Automatisk godkendelse

Godkendelse kan ske via:

• Indkøbssystem: Automatisk godkendelse ved afvigelse under 5 %.
• Letbetaling: Automatisk betaling ved fakturaer under 5.000 kr. og 67 % konteringsmatch.
• Betalingsplaner: Gælder op til 10 år. Skal dokumenteres godkendt af anden end opretter. To typer:
  • Detaljeret identifikation bruges ved faste betalinger, fx husleje. Maks. beløb og intervaller oprettes efter konkret vurdering
  • Generel identifikation - småindkøb, øvre grænse på maks. 5.000 kr. Hvis beløbet er større, skal det godkendes af en leder eller være dækket af en kontrakt.

Bekræftelse af varemodtagelse kan fraviges i de generelle betalingsplaner ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Ved fravigelse af beløbsgrænse kræves godkendelse fra anvisningsbemyndigede.

Automatiske fakturaer via betalingsplaner indgår i stikprøvekontrol.

Integreret Anvisning

Udgifter og indtægter godkendes via budgetkontrol. Den anvisningsbemyndigede sikrer:

• Forbrug inden for budget
• Tiltag ved væsentlige afvigelser
• Stikprøvekontrol af fakturaer

Når budgetopfølgning og bilagskontroller er gennemført og kvitteret, anses bilagene som anvist af lederen.

Formål

Det økonomiske ledelsestilsyn i Tønder Kommune skal sikre:

• Korrekt og hensigtsmæssig anvendelse af de økonomiske rammer
• Kvalitet i regnskabsgrundlaget og bogføringsbilag
• Beskyttelse mod fejl, besvigelser og uberettiget mistanke om svig
• At der kun udbetales løn til ansatte i institutionen/afdelingen

Principper for ledelsestilsyn

Ledelsestilsynet tilrettelægges ud fra følgende principper:

• Nøglekontroller baseres på vurdering af væsentlighed og risiko
• Kontroller skal kunne dokumenteres eller sandsynliggøres
• Kontroller kan udføres ved stikprøver
• Kontrol udføres af personer med tilstrækkelig indsigt i aktiviteten

Økonomi understøtter ledelsestilsynet med tværgående interne kontroller, som reducerer risikoen for fejl og sikrer grundlaget for god økonomistyring.

Lederens ansvar

Den budgetansvarlige leder skal:

• Vurdere om de centrale minimumskontroller er tilstrækkelige
• Udføre supplerende kontroller ved behov
• Undersøge atypiske forhold
• Dokumentere og kvittere for opgaver i OPUS

Tidsplan og opgavetyper

Følgende opgaver skal udføres som minimum:

• Budgetopfølgning og anvisning: 6 gange årligt
• Stikprøvekontrol af bilag: Min. 2 % af bilag 6 gange årligt
• Stikprøvekontrol af Letbetaling: Min. 15 % af bilag 6 gange årligt
• Kontrol af betalingsplaner: 1 gang årligt
• Kontrol af løn og personale: 2 gange årligt
• Kontrol af roller og rettigheder: 2 gange årligt
• Kontrol af indberettet ferieafvikling: 2 gange årligt

Opgaver udsendes via OPUS-modulet ”Ledelsestilsyn”. Lederen har 15 dage til at udføre opgaven inden der automatisk sendes påmindelse fra systemet.

Budgetopfølgning

Lederen skal løbende følge op på økonomisk forbrug og sikre budgetoverholdelse. Ved væsentlige afvigelser skal der igangsættes handlingsinitiativer og informeres opad i ledelseskæden.

Dokumentation sker via ledelsestilsynsmodulet – enten med standardrapport eller egen rapport (pdf eller henvisning til SBSYS).

Bilagskontrol

Bilagskontrol omfatter:

• Budgetmæssig hjemmel
• Dokumentation for udbetaling
• Korrekt kontering
• Attestering af rette person

Kontrollen må ikke udføres af samme person som bogfører. Udvalgte stikprøver dokumenteres i bilagskontrolmodulet.

Kontrol af betalingsplaner

I et automatisk fakturaflow sker bogføring og betaling af fakturaer automatisk – enten via betalingsplaner for gentagne fakturaer med faste beløb, eller gennem Letbetaling, når leverandøren er godkendt og fakturabeløbet ikke overstiger 5.000 kr.

Ved automatisk fakturaflow skal lederen vurdere:

• Om betalingsplaner skal forlænges eller inaktiveres
• Om godkendte kreditorer fortsat er relevante

Central kontrol:

• Betalingsplaner inaktiveres efter 18 måneder uden anvendelse.
• Vurdering af, om nye leverandører kan godkendes til Letbetaling forudsat at der som minimum foreligger 10 fakturagodkendelser fra samme leverandør.

Løn og personale

Lederen skal kontrollere, at:

• personer er ansat i institutionen/forvaltningen
• lønudbetalinger er sandsynlige
• fratrådte medarbejdere ikke modtager løn
• ferieafvikling er indberettet

Kontrollen dokumenteres udført sker på baggrund af oversigter udsendt via ledelsestilsynsmodulet.

Roller og rettigheder

Recertificeringsrapporten giver overblik over medarbejderes adgang i økonomi- og lønsystemet.

Lederen skal sikre, at:

• alle medarbejdere er kendte
• roller og rettigheder er relevante
• der ikke er utilsigtede overlap eller rettigheder fra tidligere funktioner

Efter gennemgang dokumenteres og kvitteres rapporten i ledelsestilsynsmodulet.

Intern kontrol omfatter de handlinger og procedurer, der er tilrettelagt i kommunen for at sikre en pålidelig regnskabsmæssig rapportering. Formålet er at forebygge både tilsigtede og utilsigtede fejl samt at sikre overholdelse af gældende lovgivning. Omfanget af intern kontrol fastlægges med udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko.

Ledelsen i institutioner og afdelinger har ansvar for at føre tilsyn med de daglige processer og kontrolforanstaltninger i overensstemmelse med de fastsatte minimumskrav. Ved behov skal der iværksættes supplerende kontroller. Lederen har en ubetinget pligt til at undersøge atypiske forhold.

Økonomi understøtter dette arbejde ved at tilrettelægge tværgående kontrolforanstaltninger, som både styrker det lokale ledelsestilsyn og bidrager med analyser og kontroller på udvalgte risikoområder. Disse kontrolaktiviteter omfatter:

• Decentrale besøg, hvor der ydes vejledning, rådgivning og kontrol inden for områder som økonomisk ledelsestilsyn, kontanthåndtering, beboermidler, løn, ferie- og fraværsregistrering m.v.
• Centrale kontroller, som typisk baseres på tværgående dataudtræk fra økonomi- og lønsystemet og efterfølgende stikprøvekontrol på udvalgte risikoområder. Kontrollerne kan enten udføres centralt eller udmeldes til lokal gennemførelse.