Journalisering

Hvad skal vi journalisere?

Dokumenter, der tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ og retlig betydning for borgere skal journaliseres.

Herudover har du notatpligt. Af notatpligten følger, at alt af faktuel betydning for en sags afgørelse skal dokumenteres og altså journaliseres. Det vil sige, at alle relevante faktiske oplysninger modtaget mundtligt, telefonisk, pr. post eller pr. mail skal noteres og journaliseres på sagen.

Hvilke dokumenter skal journaliseres?

• Dokumenter, der er modtaget eller afsendt som led i administrativ sagsbehandling
• Dokumenter, der har betydning for sagen eller sagsbehandlingen i øvrigt, herunder
• Interne dokumenter, som foreligger i endelig form

Faktuelle oplysninger af betydning for sagens eller sagens afgørelse skal altid journaliseres.

Interne dokumenter skal kun journaliseres, hvis de foreligger i endelig form. Hvis et dokument har været tillagt faktisk betydning i forbindelse med behandlingen af den pågældende sag, vil det normalt foreligge i endelig form.

Dokumenter, der skal indgå i sagens akter, bør udformes sådan, at de har et formelt og objektivt præg. Dette kan især være en udfordring ved mails. Usaglige bemærkninger, indforstået sprog, anvendelse af slang og ironi samt korrespondance af privat karakter, bør derfor ikke forekomme i mails skrevet af myndighedens ansatte, der skal journaliseres.

Hvad skal ikke journaliseres?

Journaliseringspligten omfatter ikke tilkendegivelse af personlige standpunkter, argumenter (for og imod) en sags afgørelse eller oplysninger om indholdet af gældende ret.

Procesledede beslutninger og ledelsesmæssige beslutninger skal ikke nødvendigvis journaliseres. Det afhænger af, om der er tale om en intern drøftelse om tilrettelæggelse af sagens behandling eller en faglig vurdering, som tillægges betydning ved sagens afgørelse.

Intern rådgivning og sparring skal som udgangspunkt ikke journaliseres på sagerne. Herunder særligt ikke interne juridiske vurderinger/notater, medmindre disse er specifikt udarbejdet til brug for en konkret sag.

Vurderinger fra andre afdelinger:
Hvis faglig vurdering til brug for sagens behandling skal dokumentet journaliseres. Hvis intern drøftelse i myndigheden om en sags behandling skal det ikke journaliseres. Fx i hvilken afdeling, sagen hører til.

Intern korrespondance mellem kollegaer, skal som udgangspunkt heller ikke journaliseres på den konkrete sag, medmindre der særlig grund hertil

Modtagne eller afsendte mails skal journaliseres, hvis de har betydning for sagen eller sagsbehandlingen i øvrigt. Men mails af mere uformel karakter skal ikke journaliseres. Mails, der erstatter samtale mellem sagsbehandlere, og som har et planlæggende eller koordinerende sigte, skal ikke journaliseres.

Krav til journalisering

Hvilke krav stilles der til journalisering af dokumenter:

• Journalisering af dokumenter skal ske snarest muligt
• Dato for dokumentets modtagelse, afsendelse eller oprettelse skal fremgå
• Kort tematisk angivelse af dokumentets indhold

Journaliseringspligt og aktindsigt

Når oplysninger er journaliseret på en sag, er der som udgangspunkt også adgang til aktindsigt i oplysningerne.

Det er derfor vigtigt at overveje, hvornår noget er relevant at journalisere på en sag – og måske særligt hvornår det ikke er relevant at journalisere.